Pustakawan 9 : Perolehan a.k.a acquisition


Penat sgt buat ePR.. mata ngantuk dan tido...mmbr marah sbb tdo jerr...penat tau..krohh..krohh...


Pergh sakit kepala... walaupun pengalaman ni sangat2 berharga tapi tahap stres dia mmg tak boleh blah... migrain jadinya... ini adalah perkongsian info bagaimana proses pembelian buku in general yea di tempat saya....jadi jgn sibuk nk promote sistem lain or komen byk2.. ok..ni kongsi cerita tau..bukan tmpt komplen n kutuk pasal tempat keje..i love my job here... sorry tak leh letak image..risau copyright...blh kna ke if letak?.. me-> ntahla..xtau..

sekarang bos trust me to incharge for acquisition... yang pilih buku tetap bos...proses seterusnya adalah saya. yakni buat order, raise ePR, track purchase record... bla bla bla...

ok kita cite satu2.. 

kat sekolah ni ada dua library.. primary at WP KL and secondary at Selangor..my bos is head dept libraries of whole school... so we focus at secondary library only..okay..

Steps to purchase books... jeng jeng jeng...

1-
Students, teachers, admin staff will request kt bos if they think that book is suitable, relevent and useful to be part of library collections.. bos akan noted it down into one spreadsheet that we named it 'library budget tracking'...pastu bos akan search kat Amazon.co.uk.. kenapa?.. sebab nak cari buku yg ISBN die adalah betul2 publish dari UK.. buku UK dan US lain tau... ISBN pn tak sama... jarang kami order buku dr US melainkan mmg tak de untuk pasaran UK jer... dah dpt ISBN, noted down kat speadsheet tadi...

2-
select certain senarai list dlm spreadsheet tu kemudian bos akan email kt purchasing untuk dptkn quotation dari 2 vendor..

3-
Now is the best part... bile both vendors dh replied to purchasing with their quotations..purchasing just put both prices next to each other..and sent them to me...

haish...

dpt je quotation.. download dan simpan dlm folder purchase request..folder tu kna ikut tarikh ktorg request quotation... sbbnya mudah nak track record.. nape asing2? np bukan dlm satu quotation?..

jwpnnya.. GiLo pe?.. skali request up to 30-40 of books... byk tu..

sabo2..  baca dulu ok.. nnti korang paham np ktorg byk request asing2...

okay.. bila dah save quotation tadi... kna copy file tu and renamed it as comparisons...bukak file comparisons and compare both prices from both vendors... choose the cheaper one.. hahaha...save budget...terrer tak.. very particular and saving kan... yang murah tu highlight kaler kuning.. senang nak nampak..

pas siap tu save dulu.. close the file.. copy comparisons file and renamed it as purchase...bukak pulak purchase file ni and delete unwanted prices tadi... ala..harga yang tak terpilih tu..yang tak kna highlight tu.. dan yg mahal tu boleh dipadamkan..nyemak jer...setel tu.. select all rows and column sbb nak buat sorting.. sort ikut total prices.. nnti immediately diorg akan tersusun cantik ikut vendor, senang nk key-in kat sistem ePR nnti..tak konpius mana buku nak order ikut vendor mana satu.. 

ok now.. korg dah nampak kn.. steps comparison dan purchase tadi cm renyah..leceh.. kan.. tu ok lagi.. yang penat sekali adalah yg langkah seterusnya..

4-
login sistem ePR.. select vendor..time ni kna bukak mata luas2.. tgk betul2.. jgn salah copy..copy segala tajuk, ISBN, kuantiti dan harga dari purchase file into provided textbox dlm sistem..jgn salah..tajuk lain, ISBN lain..jenuh nak check semula..so kat textbox tu.kna lah key-in setiap buku. masukkan tajuk, ISBN, kuantiti dan harga..next row.. do the same thing.. tajuk, ISBN, kuantiti dan harga..next row lagi..do the same thing.. sampai la stakat mana yg kta nak order dgn vendor tu..kalau ada 29 titles..isilah smpai hbs 29 titles tu.. buta mata weh nk copy and paste..

ni la part paling penat.. if satu skrin mmg frust la nak buat keje.. mujur ada satu pc ni ada dua skrin.. letak sebelah2.. cepat setel copy n paste..nak check dan compare pun senang..kot2 salah copy ke kan.. dah siap.klik save and submit later..

5-
Jumpa bos.. bgtau ePR is ready to raised... nnti dia login use my ID dan klik Submit.. ni untuk dia tgk dan memastikan setiap buku tu agak berbaloi untuk dibeli sbb kadang kala harga buku boleh smpai 2-3 kali ganda mahalnya.. 

6-
purchasing akan generate purchase order dan hantar ke vendor.. tunggu penghantaran je la...

7-
vendor hantar buku.. check setiap buku dlm delivery order msti kna ada.. if buku tak de tp ada delivery order kna bgtau vendor dan/atau purchasing.. buku sampai tp tak de delivery order pn kna bgtau.. setel.. 

8-
bukak satu spreadsheet ni.. ni sy buat sendiri sbb nak senang dan tak payah tunggu purchasing.. nama spreadsheet tu PO to ePR relate... kan setiap delivery order ada nombor invoice..so dari situ ktorg leh tgk buku tu library yang beli or department.. knp?..adeh..sbbnya nk catalog la.. if org cari..oo..buku ni ada tp kat department..purchasing pn senang nk track.. buku dept trus catalog...bg buku library ada satu lagi langkah... kna bukak balik spreadsheet library budget tracking.. search ISBN or titles buku yg smpai tu... highlight diorg dan letak date received... save and done..

yey..buku sedia untuk dikatalog...

huh..penat..
nak cite ni pun dah rasa mcm tgh buat ePR.. penat penat..

tata..


Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Indah Water (IWK) - Tukar nama (Ownership)

Image
Yang IWK ni pun saya Google jugak hahahaha.. tapi ada jugak saya pergi laman web diorang ni tau Indah Water .  Nak tukar nama IWK ni senang jer, ni cara yang saya buat ok: 1) Ada email yang aktif 2) Rajin bukak email 3) Ada scanner Kat laman web IWK ada tulis: Change of Ownership Photocopies of the 1st, 2nd and last two pages from the 'Sales & Purchase Agreement' with the names of the purchaser/seller, property address, date of agreement and signatories of all parties concerned are to be submitted to IWK for any change of ownership. This is to ensure that ownership details are accurately registered in the premise sewerage account. Yang saya buat la kan, saya pergi  scan  kulit depan sekali tu, pastu mukasurat no.1 yang ada cop hasil, pastu mukasurat no. 2 yang ada tulis harga rumah (saya bagi jer yang ni), pastu yang bahagian tandatangan pembeli dan penjual, pastu saya terlebih rajin terbagi plak plan rumah yang mukasurat terakhir sekali, lantak pi
Teruskan membaca »

TNB - Tukar nama (Ownership)

Image
06/03/2015 Alhamdulillah dah ada rumah sendiri...  Tapi banyak lagi benda yang kena buat. Yang pertama ELEKTRIK. (Air tak pe sebab bayar kat pengurusan apartment jer- yang ni awal-awal dah tukar masa amek kad akses keluar-masuk). Mujur pemilik lama tak tutup akaun lagi. Tidak, bergelap la jawabnya. Tapi tak leh leka, dibuatnya pemilik lama tutup akaun, naya!. Jadi kemain Google tanya kaedahnya dan apa dokumen yang perlu bawak sebab tak jumpa maklumat rasmi dekat laman web TNB ni. (Maaf TNB jika saya tak nampak maklumat itu. sebab saya dah cari tapi tak jumpa, pastu tak paham satu hapa kat laman web tu.) Lepas Google dapat tau kena sediakan ini: 1) Salinan Kad Pengenalan (depan belakang tau) 2) Salinan S&P (Photostat jer satu buku tu) 3) Borang Permohonan Bekalan Elektrik Domestik . Isi bahagian 1 dan 2. Kat bahagian 2 pilih salah satu, sama ada 2.A atau 2.B . Pastu tandatangan. 4) NI PALING PENTING: TUNGGU BIL TERBARU SAMPAI BARU PERGI (tengok bil ya
Teruskan membaca »

Etika Email Rasmi Dan Tips Memohon Kerja Guna Email Berserta Adab Membalas

Image
Ramai yang suka hentam, taram atau lagi 'bagus' kosongkan subjek. Subjek merupakan kepala kepada email anda, bila anda buka email, apa yang nampak dahulu?.. isi email atau subjek??.. subjek kan?.. jadi jika anda sedar hal itu, anda patut lebih tahu yang subjek adalah benda paling penting dalam menghantar email rasmi. Disini saya berikan contohnya subjek dan cara mengarang ayat email rasmi (terutama dalam Bahasa Inggeris): Sharing is Caring kan... 😊 Oh ya.. dulu saya mohon kerja guna email. Saya kongsikan macam mana saya buat karangan dan cara membalas email rasmi yang diterima. Nak tahu kena scroll sampai habis.. Terima kasih.. CONTOH 1 Anda nak tanya mengenai langganan majalah anda dan anda ada maklumat no langganan. Subjek: The XXX International School Membership ID: Z12314DE Isi email: Dear IOP, I want to know the status of our subscription?.. is it active or not?.. If so why since July 2014 we never received the printed magazines (Physics World) anymore? Thanks.
Teruskan membaca »